การแจ้งเบาะแส
วัตถุประสงค์ของนโยบาย
บริษัท ยูนิวานิช น้ำมันปาล์ม จำกัด (มหาชน) (“บริษัท”) ได้กำหนดนโยบายการแจ้งเบาะแสเพื่อสนับสนุนและเปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้เสีย แหล่งข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกสามารถแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณที่เกี่ยวข้องกับบริษัท สามารถรายงานเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การทุจริต การฝ่าฝืนข้อบังคับบริษัท การปฏิบัติที่ผิดจรรยาบรรณ หรือการกระทำที่ผิดกฎหมายอื่นๆ ให้คณะกรรมการบริษัทตรวจสอบและดำเนินการแก้ไข ผู้ร้องเรียนที่มีการร้องเรียนที่ถูกต้องตามกฎหมายจะได้รับความคุ้มครองจากบริษัทและการคุ้มกันต่อมาตรการตอบโต้จากภายนอก
วัตถุประสงค์ของการมีนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นทางการ เพื่อเป็นมาตรการป้องกันล่วงหน้า ในการยับยั้งการประพฤติมิชอบก่อนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนสนับสนุนความโปร่งใส ความยุติธรรม และการส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี
ช่องทางการติดต่อแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน
หากผู้ร้องเรียนพบเห็นหรือสงสัยว่ามีการกระทำผิดสามารถแจ้งคณะกรรมการผ่านช่องทางต่างๆ ดังนี้
ช่องทางการติดต่อแจ้งเบาะแสหรือร้องเรียน
ตัวอย่างความผิดที่สามารถร้องเรียนได้
- ความผิดทางอาญาหรือการสนับสนุนให้มีการกระทำความผิด
- ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อบังคับ
- การปลอมแปลงงบการเงิน เอกสาร การยักยอก หรือการใช้เงินทุนของบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การฝ่าฝืนขั้นตอนการทำงานที่มีการจัดทำไว้อย่างชัดเจนในรูปแบบของนโยบาย ข้อบังคับ หรือกฎระเบียบของบริษัท
- กรณีฉ้แโกง และทุจริตคอรัปชั่น
- กรณีเพื่อนร่วมงานกลั่นแกล้งหรือปฏิบัติต่อผู้อื่นโดยไม่เป็นธรรม
- กรณีที่เป็นอันตรายต่อสุขภาพหรือความปลอดภัยส่วนบุคคล
- กรณีความเสียหายต่อสิ่งแวดล้อม
- พฤติกรรมที่เป็นอันตรายหรือพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ
- การล่วงละเมิดทางเพศไม่ว่าจะทางกายหรือทางวาจา
- การปล่อยความลับของบริษัทออกสู่ภายนอก
รายละเอียดการแจ้งเบาะแสและข้อร้องเรียนต้องเป็นความจริงและเพียงพอที่บริษัทจะดำเนินการตรวจสอบต่อไปได้ ผู้ร้องเรียนจะได้รับการคุ้มครองจากบริษัทและปราศจากภัยคุกคามจากภายนอก ข้อมูลการร้องเรียนที่ได้รับจะถูกรักษาเป็นความลับสูงสุด และจะเปิดเผยเท่าที่จำเป็นเท่านั้น บริษัทจะคำนึงถึงความปลอดภัยและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับผู้ร้องเรียนเป็นหลัก และจะไม่เปิดเผยชื่อโดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้แจ้งเบาะแส
หากผู้ร้องเรียนอยู่ภายใต้ความเสี่ยงจากปัญหาที่เกี่ยวข้องและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นนั้น บริษัทจะกำหนดและดำเนินการป้องกันและนำนโยบายไปใช้เพื่อปกป้องบุคคลหรือกลุ่มคนดังกล่าว กรณีผู้ร้องเรียนได้รับการคุกคามหรือได้รับผลกระทบ บริษัทจะช่วยเหลือและชดเชยให้ผู้ร้องเรียนด้วยกระบวนการที่ยุติธรรมและเที่ยงธรรม มาตรการเหล่านี้จะใช้ในกรณีที่ผู้ร้องเรียนมีเจตนาบริสุทธิ์และเปิดเผยโดยสุจริตเท่านั้น
หากเรื่องร้องเรียนถูกตรวจสอบพบว่าเป็นการใส่ร้าย หมิ่นประมาท หรือแจ้งความเท็จเพื่อประโยชน์ส่วนตน บริษัทจะถือเป็นความผิดทางวินัยและประพฤติทุจริต ในกรณีนี้บริษัทจะดำเนินการทางวินัยอย่างร้ายแรงต่อผู้ร้องเรียน หากผู้ร้องเรียนเป็นพนักงานของยูนิวานิช บริษัทจะลงโทษตามระเบียบของบริษัทต่อไป ในกรณีที่มีผู้ร้องเรียนจากแหล่งภายนอก จะแจ้งให้ผู้ร้องเรียนทราบและดำเนินการตามกฎหมาย
ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อได้รับเรื่องร้องเรียน
- เมื่อคณะกรรมได้รับข้อมูลการกระทำผิดและการทุจริตแล้ว จะจัดตั้งฝ่ายสืบสวนเพื่อดำเนินการรวบรวมพยานหลักฐานและข้อเท็จจริงในการดำเนินการและตัดสินความผิด ผู้ได้รับการแต่งตั้งต้องไม่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือมีส่วนได้เสียในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน
- ฝ่ายสืบสวนจะสอบสวนข้อเท็จจริงโดยการรวบรวมพยานหลักฐาน ซักถามพยาน และรายงาน
- คณะกรรมการจะเรียกประชุมร่วมกับฝ่ายสอบสวนเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและหลักฐานที่รวบรวมได้ และพิจารณาดำเนินการตามความเหมาะสมในการสอบสวนต่อไป เพื่อรักษาความลับและข้อจำกัดของกฎหมาย หากในขั้นตอนนี้รวบรวมพยานหลักฐานได้ไม่เพียงพอหรือไม่มีหลักฐาน เรื่องร้องเรียนอาจถูกเพิกถอนได้
- หากมีสาระสำคัญและจำเป็นต้องมีการสอบสวนเพิ่มเติม เช่น การประสานงานกับกรมตำรวจ หรือปัญหาทางกฎหมายภายนอก คณะกรรมการจะประสานงานกับหน่วยงานกฎหมายภายนอกและดำเนินการสอบสวนต่อไป
- คณะกรรมการจะจัดทำรายงานสำหรับผู้ร้องเรียนหากเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน มิฉะนั้นคณะกรรมการจะรายงานต่อคณะกรรมการจัดการหรือคณะกรรมการบริษัทตามความหนักเบาของข้อร้องเรียน
- คณะกรรมการจะจัดทำบทลงโทษผู้ที่กระทำผิดหรือการชดเชยแก่ผู้ที่ได้รับความเสียหาย และได้รับผลกระทบ
มาตรการคุ้มครองผู้ร้องเรียน
บริษัทมีนโยบายรับเรื่องร้องเรียนทั้งแบบเปิดเผยและไม่เปิดเผยตัวตน ทั้งสองกรณี บริษัทจะรักษาชื่อและข้อมูลของผู้ร้องเรียนตลอดกระบวนการให้เป็นความลับที่สุด เพื่อป้องกันผู้ร้องเรียนจากการก่อกวน ข่มขู่ ทำร้าย หรือส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ใดๆในที่ทำงาน
หากในกรณีที่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูล ชื่อ หรือตัวตนของผู้ร้องเรียน เช่น การเปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้เจ้าหน้าที่ คำให้การ หรือเข้าร่วมการพิจารณา บริษัทจะจำกัดจำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมสำหรับผู้ร้องเรียนจะต้องมั่นใจได้
หากผู้ร้องเรียนได้รับผลกระทบจากการร้องเรียนหรือได้รับความเสียหายใดๆที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน ผู้ร้องเรียนสามารถแจ้งมายังบริษัท ในกรณีดังกล่าว บริษัทจะชดใช้ค่าเสียหายตามสมควรหรือกำหนดมาตรการคุ้มครองเพื่อคุ้มครองผู้ร้องเรียน